身元保証書作成時の注意点とは？【ひな形テンプレート付き】

企業によっては、社員から入社時に身元保証書を提出してもらっているケースがあります。

身元保証書を取得する目的としては、「当該社員が損害を発生させた場合に、当該社員から損害額を回収できないときのリスクを減らすため」と言えます。事例としては、横領や顧客の引き抜きなどが想定されるため、金融機関や経理担当者、営業担当者などから取得するケースがあります。

身元保証書の作成には民法上のルールがあり、当該ルールが守られていなければ身元保証書が無効となる可能性があります。

具体的には以下のようなルールです。

①身元保証期間

身元保証期間に関する記載がない場合は原則３年となります。また、記載がある場合でも５年を超える期間は設けられません。また、自動更新はできないと考えられています。

②身元保証人の極度額に関する記載

身元保証人が責任を負う上限の金額（極度額）を記載する必要があります。

③使用者から身元保証人への通知義務

労働者本人に業務上不適任又は不誠実な事跡があり、身元保証人がその責任を問われるおそれがある場合や、人事異動などで保証人の責任が増加する場合には使用者は身元保証人に通知する必要があります。

上記のようなルールがありますが、身元保証書の更新など中小企業では実務上管理が難しいケースもあり、運用が形骸化している場合もあります。この場合は身元保証書を廃止し、誓約書の取得と緊急連絡先を提出してもらうなど代替案を検討する必要もあるでしょう。

以下で、身元保証書のテンプレート書式を掲載しますので、ひな形をダウンロードして適宜修正のうえ、ご利用ください。

▶参考：身元保証書のテンプレート書式のダウンロード

身元保証書のひな形テンプレートダウンロードはこちら