意外と知らない？退職証明書の活用方法とは？【ひな形テンプレート付き】

退職証明書は文字通り、対象従業員が退職したことを証明するための書面です。自社の従業員が退職した場合に本人から請求があった場合には会社側が発行しなければならないものであり、法律上以下のように定められています。

労働基準法第22条1項

「労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない」（違反した場合には３０万円以下の罰金）

活用する場面としては、中途採用時が考えられます。上記のように退職時の賃金を確認することができるため、中途採用の面接時等に提出してもらうことにより、採用時の賃金決定のための参考資料とすることができます。特に中小企業では、中途採用者から前職の給与額を口頭で聞き、参考にするケースが多く見受けられますが、伝えられた金額が総支給なのか手取りなのか、残業も含めた金額なのかあいまいなケースも多いです。前職の退職事由を確認することもできますので、必要に応じてぜひ活用しましょう。

なお、法律上、会社側は退職証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならないことになっていますので、求職者に退職証明書を求める場合は、必要とする項目を求職者に伝えるか退職証明書のひな形を渡し、前職に発行を依頼するよう伝えるほうがよいでしょう。

以下で、退職証明書のテンプレート書式を掲載しますので、ひな形をダウンロードして適宜修正のうえ、ご利用ください。

▶参考：退職証明書のテンプレート書式のダウンロード

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